Coordinateur technique des manifestations H/FNiveau d'expérience: Niveau d'entrée | Date de publication: 14/04/2025
15/05/2025
CDD de 3 ans
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie B (profession intermédiaire)
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Sécurité - Chargée / Chargé de coordination et de planification opérationnelle
Vacant
Coordinateur technique des manifestations H/F
Établissement public du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France (BnF) a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Les collections de la BnF sont uniques au monde : quinze millions de livres et de revues, mais aussi des manuscrits, estampes, photographies, cartes et plans, partitions, monnaies, médailles, documents sonores, vidéos, multimédia, décors, costumes… en accroissement constant. Toutes les disciplines intellectuelles, artistiques et scientifiques sont représentées dans un esprit encyclopédique. Ses espaces physiques sont fréquentés chaque année par plus d'un million de visiteurs et ses ressources en ligne reçoivent plus de 30 millions de visites. Sa bibliothèque numérique, Gallica, permet de consulter gratuitement plus de quatre millions de documents.
La Bibliothèque nationale de France emploie 2354 agents, sur 7 sites (dont 3 hors région Île-de-France) et est dotée d’une enveloppe budgétaire pour les dépenses de personnel. Ses collections patrimoniales comportent plus de 35 millions de documents de toute nature, communiqués aux publics dans 35 salles de lecture. Elle gère 5 salles d’expositions et 2 auditoriums, et accueille chaque année un million de lecteurs et de visiteurs sur ses différents sites.
Le Département des moyens techniques de la Bibliothèque nationale de France est en charge d’organiser et de piloter la maintenance, les travaux, les services généraux, la sécurité et la sûreté sur l’ensemble des sites (7 sites, 300.000m²). Il est constitué de plus de 120 agents.
Liaison hiérarchique
Le directeur du département des moyens techniques
Liaisons fonctionnelles
Le coordinateur sera l’interlocuteur privilégié du DMT pour les organisateurs d’événements. Il aura une fonction de contrôle de second niveau vis-à-vis la DCM et de la DME, voire d’appui opérationnel en cas de besoin. Vis-à-vis des autres directions et services, il jouera un rôle d’appui opérationnel et de conseil/pédagogie, en amont des événements et en cours.
Ce poste sera rattaché directement au directeur du DMT. Il assurera la communication, la planification et le pilotage des tâches entre les chefs de projet organisateur et l’ensemble des services au sein du DMT.
Le coordinateur prendra en compte la diversité des interlocuteurs internes de la BnF dont certains ont une habitude régulière d’organisation d’événements (Direction du mécénat - DME, Service des manifestations de la Direction du développement culturel et du musée – DCM, Direction des Publics) alors que d'autres n’organisent des événements que ponctuellement et n’ont donc pas de familiarité avec les procédures ou les règles applicables.
Il assure les missions suivantes
Planification et organisation
- Recueillir les besoins des parties prenantes internes.
- Animer une réunion hebdomadaire unique de coordination des évènements et d’évaluation des besoins et ressources nécessaires.
- Mettre en place une procédure de déclaration et de suivi des événements
- Élaborer des plannings détaillés pour les événements, en tenant compte des contraintes (espaces, personnel).
- Proposer une évolution des outils de la BnF pour assurer l’efficacité des plannings et le suivi des événements.
- Solliciter la direction générale en cas de conflit d’usage dans le temps ou l’espace.
- Réserver les ressources nécessaires : lieux, équipements, services externes (sécurité, permanences etc.).et alerter en cas d’impossibilité de ressources nécessaires
Coordination des équipes et des prestataires
- Superviser les équipes internes et les coordonner avec les prestataires externes (techniciens, sécurité, logistique).
- Animer des réunions de coordination avec les différents intervenants et principalement le chef de projet de l’événement.
- Assurer une communication fluide et réactive pour garantir la cohérence des actions.
Gestion opérationnelle sur le terrain
- Superviser la mise en place des dispositifs logistiques (signalétique, accueil, équipements techniques, logistique, sécurité, sureté).
- Résoudre rapidement les imprévus et incidents éventuels.
Suivi et évaluation des événements
- Rédiger des bilans post-événements (feedback des participants, analyse des réussites et axes d'amélioration).
- Assurer le reporting auprès de la direction.
- Optimiser les processus pour les événements futurs.
Présence certains soirs et certains week-end
Formation
Une formation SSIAP 2 ou 3, régisseur ou planificateur, Bac+3 à Bac+5 en gestion d’événements, communication, management ou logistique ainsi que sur sur les métiers techniques du bâtiment est requise.
Expérience
Une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans la gestion de projets complexes est demandée.
Savoirs
Maîtrise des outils de gestion d’événements (logiciels de planning, gestion de projet, CRM).
Connaissance des réglementations en vigueur (sécurité, autorisations administratives).
Connaissance des contraintes liées à la sûreté.
Savoirs-faire
Gestion budgétaire et suivi des coûts.
Connaissances de métiers techniques liés aux événements.
Savoirs-être
Excellentes capacités de communication et de négociation.
Sens du leadership pour mobiliser et motiver les équipes.
Capacité à gérer les conflits et à prendre des décisions rapides sous pression.
Organisation rigoureuse et sens du détail.
Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
Polyvalence et capacité d’adaptation à des contextes variés.
Proactivité et anticipation
Rigueur et sens des priorités
Résistance au stress
Oui
Rifseep 3
entre 32856 et 48672
Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.
Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.
=> Coordinateur technique des manifestations : Rémunération comprise entre 32 856€ et 48 672 € bruts/an
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.
L.332-1
Europe, France, Île-de-France, Paris (75)
Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Confirmé
01/06/2025